Archive for Maret, 2008

Abstrak

Maret 28, 2008

ABSTRAK

Theresia Verawati Boru Siahaan (2008): Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

Kegiatan untuk memenuhi pengadaan barang adalah dengan melakukan pembelian barang. Tahap-tahap pembelian barang dapat dikendalikan dengan memonitori sistem yang ada, sehingga dapat berdaya guna untuk kedepannya.

Dengan menggunakan sistem komputerisasi dalam sistem informasi data-data pembeliaan barang umum, akan mempermudah semua pihak yang bersangkutan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Prosedur dalam pengolahan data pembelian barang umum dilakukkan untuk mendapatkan informasi yang akurat dan tepat bagi, sehingga dapat berdaya guna dan berhasil guna sehingga membuat pimpinan dapat mengambil keputusan untuk mencapai hasil yang lebih baik sesuai perencanaan.

Informasi menjadi masukan untuk pengembangan proses selanjutnya yang mendukung fungsi operasional dalam mengendalikan suatu lembaga atau departemen.

 

Kata kunci : Sistem informasi, Data Pembelian Barang

 

ABSTRACT

Theresia Verawati Boru Siahaan ( 2008): Data-Processing Information System of Purchasing Of Common Goods at Hospital of Yos Sudarso Padang.

The activity to fulfill levying of goods is by doing purchasing of goods. Phases purchasing of goods can be controlled with monitoring existing system, so that can be utilizable to the fore its.

By using system computerize in common goods youth data information system, will water down all pertinent side to finish its work. And get required information. Procedure in data processing of purchasing of common goods of doing to get accurate information and precisely to, so that can be success and utilizable utilize so that make head can take decision to reach result of better according to planning.

Information become input for the development of process hereinafter supporting operational function in controling a department or institute

Keyword : Information System, Data Purchasing of Goods

 

Bab V Implementasi Sistem

Maret 28, 2008

BAB V

IMPLEMENTASI SISTEM

A. Implementasi Sistem

Implementasi sistem (System Implementasion) merupakan tahap penerapan sistem agar dapat dioperasikan. Agar implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, maka sebelumnya perlu diadakan semacam rencana implementasi. Rencana implementasi dimaksud untuk mengatur biaya, waktu yang dibutuhkan, kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan adalah pemilihan dan pelatihan personil, instalasi perangkat keras dan perangkat lunak, pemograman dan pengetesen program, pengetesan sistem dan konversi sistem.

 

  1. Pemilihan dan Pelatihan Personil

Pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang, dapat dilakukan oleh karyawan pada bagian Logistik. Karyawan akan diberikan pengarahan dan pelatihan bagaimana menggunkan sistem yang telah dibagun dengan baik dan benar. Dalam pemilihan personil ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan yaitu:

a) Kemampuan atau skill yang dimiliki personil

b) Ilmu pengetahuan pendukung terhadap system

c) Kegiatan / produktifitas yang dimiliki untuk, melakukan suatu kegiatan

d) Kedisiplinan dan tanggung jawab

e) Sumber daya yang dimiliki personil

Dalam kegiatan implementasi ini penerapan sistem ditujukan kepada sub bagian logistik. Sub Bagian Logistik dapat memakai sistem yang telah dirancang agar mudah dalam mengentri data-data pembelian barang dan data-data permintaan barang umum pada Rumah sakit Yos Sudarso Padang.

 

  1. Pemilihan Hardware dan Software

Adapun Hardware atau perangkat keras yang digunakan dalam merancang program aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Komputer Processor Intel Pentium IV

2. Hardisk 140 GB

3. Memory 256 MB Ram

4. Disk Floppy A 3.5

5. CD RW Samsung

6. VGA Card 8 Mb

7. Monitor 15” Samsung

8. Mother Board

9. Keyboard Komic

10. Mouse Komic

11. Sound Card

Adapun Software atau perangkat lunak yang digunakan dalam merancang program aplikasi ini adalah:

a) Sistem Operasi Microsoft Windows XP Profesional Version 2003

b) Program Aplikasi Visual Basic 6.0

c) Database dengan menggunakan Microsoft Access

d) Crystal Report 8.5

 

  1. Pemograman dan Pengetesan Program

Pemograman (programming) merupakan kegiatan penulisan program yang akan dieksekusi oleh komputer. Program yang dibuat harus sesuai dengan disain yang telah dirancang sehingga dapat memenuhi pemakai sistem, yaitu Rumah Sakit Yos Sudarso Padang. Penulisan kode program harus dibuat baik dan terstruktur agar program tersebut mudah dimengerti dan dimodifikasi.

Agar program bebas dari kesalahan-kesalahan, maka terlebih dahulu harus dites. Program dites untuk setiap modul kemudian dilanjutkan dengan pengetesan semua modul yang telah dirangkai menjadi satu kesatuan.

Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diklasifikasi menjadi:

a. Kesalahan bahasa (Language Errors) atau kesalahan penulisn (syntax errors) adalah kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang ditetapkan.

b. Kesalahan sewaktu proses adalah kesalahan yang terjadi sewktu ekseskusi dijalankan.

c. Kesalahan Logika (Logical Errors) adalah kesalahan dari logika program yang dibuat.

1. Input

Dalam merancang sistem ini input yang diperlukan yaitu:

a) Input Data Supplier, yang digunakan untuk menginputkan seluruh data-data supplier agar mudah mengetahui supplier yang bekerjasama dengan Rumah sakit Yos Sudarso Padang dalam pembelian barang umum

b) Input Data Pegawai, yang digunakan untuk menginputkan data-data pegawai agar mudah mengetahui pegawai yang melakukan transaksi pembelian barang umum.

c) Input Data Barang, digunakan untuk menginputkan data-data barang agar mudah mengetahui banyak barang umum.

d) Input Permintaan Barang, berguna untuk mengetahui banyak permintaan barang yang dikeluarkan oleh pegawai kepada ruangan.

e) Input Pembelian Barang, berguna untuk mengetahui jumlah pembelian barang yang akan dibeli kepada supplier.

2. Proses

a) Stok

Stok Akhir = Stok Awal + Pembelian- Permintaan

b) Pembelian

Total Pembelian = Jumlah Pembelian * Harga Satuan

 

3. Output

Output yang dihasilkan pada sistem yang dirancang berupa laporan yaitu:

a) Laporan Persedian Barang, yang berisi tentang jumlah barang yang tersedia di gudang.

b) Laporan Pembelian Barang Pertanggal, yang berisi tentang jumlah pembelian barang umum yang dibeli setiap harinya.

c) Laporan Pembelian Barang Perbulan, yang berisi tentang jumlah pembelian barang umum selama satu bulan.

d) Laporan Permintaan Barang Pertanggal, yang berisi tentang jumlah barang yang dimnta setiap harinya dari gudang berdasarkan banyaknya transaksi permintaan.

e) Laporan Permintaan Barang Berbulan, yang berisi tentang jumlah permintaan barang umum yang dinta dari gudang selam satu bulan baerdasarkan banyaknya transaksi permintaan.

f) Laporan Rincian Persediaan Barang adalah lapoan yang berisiken secara rinci persediaan barang baik itu pada saat barang masuk meupun barang keluar.

 

  1. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program. Pengetesan sistem ( System Testing ) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komonen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen–komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari

kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem termasuk juga pengetesan secara keseluruhan atau menyeluruh.

Dalam sistem informasi pengolahan data pembelian peralatan umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang pengujian sistem yang dilakukan yaitu:

a. Personil

1) Personil memiliki kemampuan mengolah data pembelian barang umum.

2) Personil memahami proses dan kegiatan pembelian dan permintaan barang umum.

3) Kedisiplinan dan tanggung jawab personil bisa menentukan pembelian barang umum dapat dilakukan tepat pada waktunya.

b. Hardware

Dalam perancangan sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum Hardware yang diuji yaitu:

1) Komputer Intel Pentium IV

2) Hardisk 140 GB

3) Memory 256 Mb Ram

4) Monitor 15” Samsung

5) Keyboard dan Mouse Komic

6) DVD RW Samsung

c. Software

Dalam perancangan sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum Software yang diuji yaitu:

1) Sistem Operasi Microsoft Windows XP Profesional Version 2003

2) Program Aplikasi Visual Basic 6.0

3) Database dengan menggunakan Microsoft Access

4) Crystal Report 8.5

d. Database

Dalam perancangan sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum Rumah Sakit Yos Sudarso Padang ini Database yang diuji yaitu: Microsoft Access.

B. Pembahasan Hasil Implementasi Sistem

  1. Form Login

Tampilan login berfungsi untuk membatasi hak akses user dengan kata lain sistem ini hanya bisa digunakan oleh user tertentu saja yang telah dikenal sistem. Tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar berikut:

form.jpg

Gambar 5.1 Form Login

  1. Menu Utama

Merupakan kerangka dasar dari beberapa sub program yang ada didalamnnya, sekaligus sebagai tampilan utama dari program sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:

menu-utama.jpg

Gambar 5.2 Menu Utama

a. Input atau Entry Data

Form input atau Entry Data yang dihasilkan dari kegiatan implementasi sistem pada program aplikasi Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang adalah sebagai berikut:

 

1) Form Entri Data Supplier

Form Supplier digunakan untuk menginputkan seluruh data-data supplier agar mudah mengetahui data-data supplier yang bekerjasama dalam pembelian barang umum.

entri-suplier.jpg

Gambar 5.3 Form Entry Data Supplier

2) Form Entri Data Pegawai

Form Entry Data Pegawai berguna untuk menginputkan data-data pegawai yang memberikan atau melakukan transaksi pembelian atau permintaan barang umum

entri-pegawai.jpg

Gambar 5.4 Form Entry Data Pegawai

3) Form Entri Data Barang

Form Entry Data Barang digunakan untuk menginputkan seluruh data-data barang umum agar mudah mengetahui data-data barang umum yang ada.

entri-barng.jpg

Gambar 5.5 Form Entry Data Barang

b. Proses

1) Form Data Transaksi Pembelian Barang

Form Transaksi Pembelian Barang berguna untuk menginputkan jumlah data-data transaksi pembelian barang yang dilakukan oleh petugas atau pegawai yang melakukan pembelian barang pada Rumah Sakit Yos Sudarso kepada supplier.

transaksi-pembelian.jpg

Gambar 5.6 Data-Data TransaksiPembelian Barang

2) Form Transaksi Pembelian Barang

Form Transaksi Pembelian Barang berguna untuk menginpukan data-data transaksi pembelian barang umum.

form-transaksi-pembelian.jpg

Gambar 5.7 Form Transaksi Pembelian Barang

3) Form Entri Data Pembelian Barang

Form Entri Data Pembelian Barang berguna untuk mengentrikan data pembelian barang umum.

form-entri-pembelian.jpg

Gambar 5.8 Form Entri Data Pembelian Barang

4) Form Data Transaksi Permintaan Barang

Form Transaksi Permintaan Barang berguna untuk mengentrikan data-data permintaan barang dari sejumlah transaksi permintaan barang umum.

data-transaksi-permintaan.jpg

Gambar 5.9 Form Data Transaksi Permintaan Barang

5) Form Transaksi Permintaan Barang

Form Transaksi Permintaan Barang berguna untuk menginputkan jumlah data-data transaksi permintaan barang umum.

form-transaksi-permintaan.jpg

Gambar 5.10 Form Transaksi Permintaan Barang

6) Form Entri Data Permintaan Barang

Form Entri Data Permintaan Barang berguna untuk mengentrikan data permintaan barang umum.

: entrypermintaa.jpg

Gambar 5.11 Form Entri Data Permintaan Barang

Proses

Adapun proses yang terjadi pada pembelian barang umum pada

1) Stok

Stok Akhir = Stok Awal + Pembelian- Permintaan

2) Pembelian

Total Pembelian = Jumlah Pembelian * Harga Satuan

 

c. Output

Laporan-laporan yang dihasilkan dari kegiatan implementasi Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso adalah sebagai berikut:

 

  1. Laporan Persediaan Barang

Laporan Persediaan Barang adalah Laporan yang berisi tentang data-data barang yang berguna untuk mengetahui jumlah atau stok barang yang tersedia.

laporanpersediaan.jpg

Gambar 5.12 Laporan Persediaan Barang

  1. Laporan Pembelian Barang Pertanggal

Laporan Pembelian Barang Pertanggal adalah Laporan yang berisi tentang banyak pembelian barang setiap hari atau pertanggal yang berguna untuk mengetahui jumlah pembelian barang yang dibeli setiap hari.

 

laporan-pembelian.jpg

Gambar 5.13 Laporan Pembelian Barang Pertanggal

  1. Laporan Pembelian Barang Perbulan

Laporan Pembelian Barang Perbulan adalah Laporan yang berisi tentang banyak pembelian barang yang dibeli yang oleh pegawai kepada supplier yang berguna untuk mengetahui banyaknya transaksi pembelian barang yang dilakukan selama satu bulan.

laporambeliperbulan.jpg

.

Gambar 5.14 Laporan Pembelian Barang Perbulan

  1. Laporan Permintaan Barang Pertanggal

Laporan Permintaan Barang Pertanggal adalah Laporan yang berisi tentang banyak permintaan barang setiap hari atau pertanggal yang berguna untuk mengetahui jumlah permintaan barang yang diminta setiap hari atau selama satu minggu.

lappermintaanpertanggal.jpg

Gambar 5.15 Laporan Permintaan Barang Pertanggal

  1. Laporan Permintaan Barang Perbulan

Laporan Permintaan Barang Perbulan adalah Laporan yang berisi tentang banyak permintaan barang yang diminta yang diberikan oleh pegawai yang berguna untuk mengetahui banyaknya transaksi permintaan barang yang dilakukan selama satu bulan.

lappermintaanperbulan.jpg

 

Gambar 5.16 Laporan Permintaan Barang Perbulan

  1. Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang

Laporan Data Rincian Persediaan Barang adalah Laporan yang berisi tentang rincian persediaan barang baik itu banyak pembelian /barang masuk maupun banyaknya permintaan barang yang diminta (keluar) yang diberikan oleh pegawai yang berguna untuk mengetahui stok akhir barang

laprincianpersediaan.jpg

Gambar 5.17 Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang

 

Bab IV Perancangan Sistem

Maret 28, 2008

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM

A. RANCANGAN GLOBAL

Rancangan Global merupakan suatu sistem yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Tujuan dari sistem global ini adalah untuk menerangkan hubungan dari sub-sub sistem yang nantinya sistem tersebut menjadi suatu kesatuan yang terintegrasi.

Pada perancangan ini kita dapat mengetahui hubungan antara komponen-komponen pendukung dari sistem yang akan dirancang tersebut. Disamping itu kita dapat memberikan gambaran kepada pemakai sistem yang ada di lingkungan rumah sakit tentang informasi apa saja yang dihasilkan dari sistem yang akan dirancang. Dalam desain sistem tersebut secara global ini penulis merancang Diagram HIPO dan Context Diagram.

 

  1. Diagram Hirarki Input Proses Output (HIPO)

Diagram HIPO berfungsi untuk memperlihatkan jenjang atau hirarki dari program yang akan dikembangkan. Dengan demikian dapat dijabarkan urutan kerja dari tiap program. Adapun bentuk struktur program yang penulis uraikan dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

a. Top level, merupakan level atau hirarki yang utama tentang proses pengolahan data pembelian barang umum ini.

b. Hirarki Top Level, memiliki 3 bagian sub level yaitu Entry Data, Proses, Laporan.

c. Sub-sub level tersebut juga memiliki bagian level yaitu:

1) Sub Level Entry Data memiliki 3 bagian yaitu : Entry Data barang, Entry Data Pegawai, Entry Data Supplier. Pada bagian Entry Data Barang menguraikan tentang data-data barang, Entry Data Pegawai menguraikan tentang data-data pegawai, dan Entry Data Supplier menguraikan tentang data-data supplier.

2) Sub Level Proses memiliki 2 bagian yaitu: Proses Permintaan Barang dan Proses Pembelian Barang. Proses Pembelian Barang Umum menguraikan tentang data-data pembelian barang umum yang di beli dan data supplier dan data pegawai serta total pembelian, dan Proses Permintaan Barang Umum menguraikan tentang data-data permintaan barang umum yang diminta dari pegawai yang bersangkutan digudang.

3) Sub Level Pembuatan Laporan memiliki 6 bagian yaitu: Laporan persediaan barang yang menguraikan tentang data-data persediaan barang yang ada digudang, laporan pembelian barang pertanggal menguraikan tentang tentang data-data barang yang dibeli perhari dan mingguan dari setiap transaksi pembelian, laporan pembelian barang perbulan menguraikan tentang data pembelian barang dari seluruh transaksi selama 1 bulan, laporan permintaan barang pertanggal menguraikan tentang data-data permintaan barang umum dari gudang setiap harinya, dan laporan permintaan barang perbulan menguraikan tentang data-data permintaan barang dari gudang dari seluruh transaksi selama satu bulan serta laporan daftar rincian persediaan barang menguraikan tentang rincian persediaan barang secara detail.

 

HIPO (Hirarky Plus Input Proses Output)

hipo11.jpg

 

Gambar 4.1 Hirarki Program (HIPO)

Sistem Informasi Pengolahan Data

Pembelian Barang Umum Pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang

  1. CONTEXT DIAGRAM

Context Diagram merupakan gambaran umum dari sistem yang diusulkan, dimana pada diagram ini menggambarkan hubungan input dan out put antara sistem dengan kesatuan luarnya. Adapun Context Diagram dalam sistem pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang dapat melibatkan 4 buah entiy yaitu :

1) Supplier 3) Ka.Keuangan

2) Ka.Logistik & Staff Logistik 4) Pimpinan

 

contex-diagaram.jpg

 

 

Gambar 4.2 Context Diagram

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang

Pada Context Diagram di atas tampak jelas bagian Ka.Logistik dan Staff Logistik memiliki peranan yang sangat penting dalam proses pengolahan data dan penyajian berbagai laporan seperti laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan dan laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang. Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan prosedur aliran Context Diagram yang digambarkan pada gambar diatas, yaitu:

1) Supplier memberikan data barang dan data supplier kepada bagian Ka.Logistik dan Staff logistik.

2) Ka.Logistik dan Staff Logistik. memberikan Data Supplier, Data Pegawai, Data Barang, Data Pembelian Barang dan Data Permintaan Barang kedalam sistem pengolahan data untuk diproses lebih lanjut.

3) Sistem pengolah data menerima dan memproses Data Supplier, Data Pegawai, Data Barang, Data Pembelian Barang dan Data Permintaan Barang untuk di proses dalam pembuatan laporan seperti Laporan Persediaan Barang, Laporan Pembelian Barang Pertanggal, Laporan Pembelian Barang Perbulan, Laporan Permintaan Barang Pertanggal dan Laporan Permintaan Barang Perbulan serta Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang.

4) Dari proses pengolahan data akan menghasilkan Laporan seperti Laporan Persediaan Barang, Laporan Pembelian Barang Pertanggal, Laporan Pembelian Barang Perbulan, Laporan Permintaan Barang Pertanggal dan Laporan Permintaan Barang Perbulan serta Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang.

5) Laporan tersebut diberikan kepada Kepala bagian Logistik untuk disetujui, dan dilanjutkan ke Ka.Keuangan dan diteruskan kepimpinan untuk ditandatangani. setelah itu dilakukan proses pengarsipan. Lalu laporan juga diberikan ke bagian Ka.Logistik & Staff Logistik dan Ka.Keuangan.

6) Seluruh proses pengolahan data ini memerlukan relasi antar file yaitu file barang, file pegawai, file supplier, file permintaan, file pembelian.

 

B. RANCANGAN TERINCI

Perancangan secara terinci yang disebut juga dengan disain teknis sistem secara fisik (Phisical System Design) atau disebut juga dengan disain internal (Internal Design), yaitu perancangan bentuk fisik atau bagian arsitektur sistem yang diusulkan

1. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Data Flow Diagram merupakan gambaran sistem yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan secara logika. Tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Gambaran ini tidak tergantung kepada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Dimana diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Data Flow Diagram Level 0

Pada proses Data Flow Diagram level 0 merupakan penjelasan umum sebuah gambaran aliran data yang menghubungkan proses-proses yang terjadi, yang didapatkan berdasarkan hasil Context Diagram. Adapun bentuk Data Flow Diagram Level 0 mengenai bagaimana uraian dalam proses sistem pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang dapat dilihat pada gambar berikut ini

“DFD Level 0 Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Pada

Rumah Sakit Yos Sudarso Padang”

dfd

Gambar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian

Barang Umum Pada Rumah Sakit Yos Sudarso

Padang

Keterangan Arus Data :

§ Data Barang berisi :Kode_Barang, Nama_Barang, satuan_Barang, Stok_Barang

§ Data Pegawai berisi : Kode_Pegawai, Nama_Pegawai, Alamat_Pegawai, Telepon_Pegawai, Jabatan_Pegawai

§ Data Supplie rberisi :Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Suppllier, Perusahaan_Supplier, Telepon_Supplier

§ Data Pembelian berisi : Nofak_Pembelian, Tanggal_Pembelian, Data Barang, Data Pegawai, Data Supplier, Total_Pembelian

§ Data Permintaan berisi:Nofak_Permintaan, Tanggal_Permintaan, Kode_Pegawai, Kode_Barang, Nama_Barang, Harga Minta, Total_Minta

b. Data Flow Diagram Level 1

diagaram-flow.jpg

Gambar 4.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses Entry Data

Keterangan Arus Data :

§ Data Barang berisi :Kode_Barang, Nama_Barang, satuan_Barang, Stok_Barang

§ Data Pegawai berisi : Kode_Pegawai, Nama_Pegawai, Alamat_Pegawai, Telepon_Pegawai, Jabatan_Pegawai

§ Data Supplier berisi : Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Suppllier, Perusahaan_Supplier,, Telepon_Supplier

§ Data Pembelian Barang berisi : Nofak_Pembelian, Tanggal_Pembelian, Kode_Barang, Data Pegawai, Data Supplier, Total_Pembelian

§ Data Permintaan Barang berisi: Nofak_Permintaan, Tanggal_Permintaan, Kode_Pegawai, Kode_Barang, Nama_Barang, Harga Minta, Jumlah Minta, Total_Minta.

c. Data Flow Diagram Level 2

 

diagram-fd2.jpg

Gambar 4.5 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses Pengolahan Data

Keterangan Arus Data :

§ Data Barang berisi :Kode_Barang, Nama_Barang, satuan_Barang, Stok_Barang

§ Data Pegawai berisi : Kode_Pegawai, Nama_Pegawai, Alamat_Pegawai, Telepon_Pegawai, Jabatan_Pegawai

§ Data Supplier berisi : Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Suppllier, Perusahaan_Supplier,, Telepon_Supplier

§ Data Pembelian Barang berisi : Nofak_Pembelian, Tanggal_Pembelian, Kode_Barang, Data Pegawai, Data Supplier, Total_Pembelian

§ Data Permintaan Barang berisi: Nofak_Permintaan, Tanggal_Permintaan, Kode_Pegawai, Kode_Barang, Nama_Barang, Harga Minta, Jumlah Minta Total_Minta.

d. Data Flow Diagram level 3

diagaram3.jpg

Gambar 4.6 Data Flow Diagram (DFD) Level 3 Proses Laporan

Keterangan Arus Data :

· Data Barang berisi :Kode_Barang, Nama_Barang, satuan_Barang, Stok_Barang

· Data Pegawai berisi : Kode_Pegawai, Nama_Pegawai, Alamat_Pegawai, Telepon_Pegawai, Jabatan_Pegawai

· Data Supplier berisi : Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat_Suppllier, Perusahaan_Supplier,, Telepon_Supplier

· Data Pembelian Barang berisi : Nofak_Pembelian, Tanggal_Pembelian, Kode_Barang, Data Pegawai, Data Supplier, Total_Pembelian

· Data Permintaan Barang berisi: Nofak_Permintaan, Tanggal_Permintaan, Kode_Pegawai, Kode_Barang,

Nama_Barang, Harga Minta, Jumlah Minta Total_Minta.

Pada Proses level 1, 2 dan 3 merupakan penjelasan umum mengenai bagaimana jelasnya proses pengolahan data dalam pembuatan laporan pembelian barang umum pada Rumah sakit Yos Sudarso Padang, yang di jelaskan pada gambar diatas.

Untuk lebih jelasnya penulis menguraikan prosedur aliran data flow diagram level 1, 2 dan 3 pembuatan laporan seperti yangdigambarkan pada gambar tersebut diatas yaitu :

a) Dari proses pengolahan atau entri data dan juga proses pengolahan dapat diperoleh proses pembuatan laporan sebanyak 6 buah laporan yaitu:

1) Laporan Persediaan Barang dibutuhkan data barang, data pembelian barang dan data permintaan barang.

2) Laporan Pembelian Barang Pertanggal dan dibutuhkan data supplier, data barang, data pegawai, dan data pembelian.

3) Laporan Pembelian barang Perbulan dibutuhkan data supplier, data barang, data pegawai, dan data pembelian.

4) Laporan Permintaan Barang Pertanggal dibutuhkan data pegawai, data barang, data pembelian. dan data permintaan

5) Laporan Permintaan Barang Perbulan dibutuhkan data barang, data pembelian., data permintaan juga data pegawai.

6) Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang data barang, data pembelian., data permintaan juga data pegawai dan data supplier..

 

b) Dari proses pengolahan atau entri data dapat diperoleh proses. Dimana semua laporan ini diberikan kepada pimpinan untuk disetujui.

 

2. RANCANGAN MENU PROGRAM

Disain menu utama program yang penulis rancang untuk sistem pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang adalah sebagai berikut:

 

rancangmenu.jpg

 

 

Gambar 4.7 Menu Program

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Pada Rumah Sakit Yos Sudarso

3. RANCANGAN OUTPUT

Rancangan Output atau keluaran adalah informasi yang dihasilkan oleh pengolah data komputer dari data input yang telah diproses dan dapat berguna bagi manajemen untuk mengambil suatu keputusan. Adapun laporan yang dirancang dalam menghasilkan pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang sebagai berikut:

 

a. Laporan Persediaan Barang

 

Rancangan Laporan Persediaan Barang

 
 

LOGO

 

RUMAH SAKIT YOS SUDARSO PADANG

Jln. Situjuh No 1 Padang

 
 

LAPORAN PERSEDIAAN BARANG

No

Kode Barang

Nama

Barang

Satuan

Stok

(Tersedia)

 

9(15)

 

 

X(5)

 

X(30)

 

X(10)

 

9(8)

Jumlah Item Barang : 9(8)

 

Padang, 99-99-9999

Mengetahui

Pimpinan

 

X(45)

Dibuat Oleh

Ka.Logistik

 

 

X(45)

Tabel 4.1 Rancangan Laporan Persediaan Barang

 

b. Laporan Pembelian Barang Pertanggal

 

Rancangan Laporan Pembelian Barang Pertanggal

 

LOGO

RUMAH SAKIT YOS SUDARSO PADANG

Jln. Situjuh No 1 Padang

LAPORAN PEMBELIAN BARANG PERTANGGAL

Periode Tanggal : 99-99-999

 

No

Tanggal

Pembelian

Nama

Faktur

Nama

Supplier

Barang (Pembelian)

Nama Pegawai

BertanggungJawab

Kode

Nama

Bnyk

Satuan

Harga

Total

9(15)

99-99-9999

X (15)

X (30)

X (5)

X (30)

9(2)

X (10)

9 (8)

9 (8)

X (30)

Total Keseluruhan

9(8)

9(8)

 

Padang, 99-99-9999

Mengetahui

Pimpinan

X(45)

Dibuat Oleh

Ka.Logistik

X(45)

 

Tabel 4.2 Rancangan Laporan Pembelian Barang Pertanggal

 

c. Laporan Pembelian Barang Perbulan

 

Rancangan Laporan Pembelian Barang Perbulan

 
 

LOGO

RUMAH SAKIT YOS SUDARSO PADANG

Jln. Situjuh No 1 Padang

LAPORAN PEMBELIAN BARANG PERBULAN

Bulan : XXXX

No

Tanggal

Pembelian

Nomor

Faktur

Nama

Supplier

Nama Pegawai

Bertanggungjawab

Total

Pembelian

9(15)

99-99-9999

X (10)

X (30)

X (30)

9 (8)

 

Total Keseluruhan :

 

9(8)

Padang, 99-99-9999

 

Mengetahui

Pimpinan

 

 

X(45)

Dibuat Oleh

Ka.Logistik

 

 

X(45)

 

 

 

 

Tabel 4.3 Rancangan Laporan Pembelian Barang Perbulan

 

 

 

 

 

d. Laporan Permintaan Barang Pertanggal

 

Rancangan Laporan Permintaan Barang Pertanggal

LOGO

RUMAH SAKIT YOS SUDARSO PADANG

Jln. Situjuh No 1 Padang

LAPORAN PERMINTAAN BARANG PERTANGGAL

Periode Tanggal : 99-99-9999

 

No

Tanggal

Permintaan

Nomor

Permintaan

Nama Pegawai

Bertanggungjawab

Barang (Pembelian)

Berdasarkan Faktur Pembelian

Kode

Nama

Bnyk

Satuan

Harga

Total

9(15)

99-99-9999

X (10)

X (30)

X (5)

X (30)

9(2)

X (10)

9 (8)

9 (8)

X (10)

Total Keseluruhan :

9(8)

9(8)

 

Padang, 99-99-9999

Mengetahui

Pimpinan

 

X(45)

Dibuat Oleh

Ka.Logistik

 

X(45)

 

 

Tabel 4.4 Rancangan Laporan Permintaan Barang Pertanggal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

e. Laporan Permintaan Barang PerBulan

Tabel 4.6 Rancangan Laporan Permintaan PerBulan

LOGO

RUMAH SAKIT YOS SUDARSO PADANG

Jln. Situjuh No 1 Padang

 
 

LAPORAN PERMINTAAN BARANG PERBULAN

Bulan : XXXX

No

Tanggal

Permintaan

Nomor

Permintaan

Nama Pegawai

Bertanggingjawab

Total

Permintaan

9(15)

99-99-9999

X (10)

X (15)

 

9 (8)

Total Keseluruhan :

 

9(8)

Padang, 99-99-9999

Mengetahui

Pimpinan

 

 

X(45)

Dibuat Oleh

Ka.Logistik

 

 

X(45)

 

Tabel 4.5 Rancangan Laporan Permintaan Barang Perbulan

f. Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang

Rancangan Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang

LOGO

RUMAH SAKIT YOS SUDARSO PADANG

Jln. Situjuh No 1 Padang

DAFTAR RINCIAN PERSEDIAAN BARANG

Periode Tanggal : 99-99-9999

No Transaksi

Tanggal Transaksi

Kode

Supplier

Kode

Pegawai

Kode

Barang

Nama

Barang

Satuan

Barang

Persediaan Barang

Stok

Awal

Barang Masuk (Beli)

Barang Keluar (Minta)

Stok

Akhir

Banyak

Harga

Total

Banyak

Harga

Total

9(4)

99-99-9999

X(5)

X(5)

X(5)

X(30)

X(10)

9(2)

9(2)

9(8)

9(8)

9(2)

9(8)

9(8)

9(2)

 

Padang, 99-99-9999

Mengetahui

Pimpinan

X(45)

Dibuat Oleh

Ka.Logistik

X(45)

Tabel 4.6 Rancangan Laporan Daftar Rincian Persediaan Barang

4. RANCANGAN INPUT

Rancangan Input merupakan unit masukan dari sistem informasi untuk menghasilkan laporan yang kita inginkan. Disini tanpa adanya unit masukan (input) maka laporan-laporan yang kita inginkan tidak tidak akan tercapai. Bentuk desain input yang akan penulis terapkan dapat dilihat pada gambar-gambar berikut ini:

 

a. Rancangan Form Entry Data Supplier

entri.jpg

Gambar 4.8 Rancangan Form Entry Data Supplier

 

 

 

 

b. Rancangan Form Entry Data Pegawai

entri-pegawai.jpg

Gambar 4.9 Rancangan Form Entry Data Pegawai

c. Rancangan Form Entry Data Barang

entri-barang.jpg

Gambar 4.10 Rancangan Form Entry Data Barang

d. Rancangan Form Data Transaksi Pembelian Barang

frm-pembelian.jpg

Gambar 4.11 Rancangan Form Data Transaksi Pembelian Barang

e. Rancangan Form Transaksi Pembelian Barang

frm-transaksi.jpg

Gambar 4.12 Rancangan Form Transaksi Pembelian Barang

f. Rancangan Form Entry Data Pembelian Barang

form-beli.jpg

Gambar 4.13 Rancangan Form Entry Data Pembelian Barang

g. Rancangan Form Data Transaksi Permintaan Barang

form-permintaan.jpg

Gambar 4.14 Rancangan Form Data Transaksi Permintaan Barang

h. Rancangan Form Transaksi Permintaan Barang

transaksi-frm-permintaan.jpg

Gambar 4.15 Rancangan Form Transaksi Permintaan Barang

i. Rancangan Form Entry Data Permintaan Barang

entri-dat-permintaa.jpg

Gambar 4.16 Rancangan Form Entry Data Permintaan Barang

5. RANCANGAN FILE

Merancang sistem pengolahan data berbasis komputer memerlukan file database untuk mempermudah penyajian informasi laporan. Suatu laporan menyajikan berbagai macam informasi dan data yang dibutuhkan merupakan hasil output dan relasi dari beberapa table atau file yang dirancang.

File merupakan kumpulan dari beberapa record-record yang tersusun secara logis, dimana record-record tersebut disimpan dalam suatu media penyimpanan yang tepat. Rancangan file yang dirancang untuk pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang adalah sebagai berikut:

 

a. Tabel barang

Database name : db_peralatan

Table name : barang

Index List : idxbarang

 

Tabel 4.7 Tabel Barang

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

 

4.

kode_barang

nama_barang

 

satuan_barang

 

stok_barang

Text

Text

 

Text

 

Long

5

30

 

10

 

4

-

-

 

-

 

-

kode barang

nama barang

satuan barang

stok barang

b. Tabel Pegawai

Database name : db_peralatan

Table name : Pegawai

Index List : idxpegawai

 

Tabel 4.8 Tabel Pegawai

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

 

4.

 

5.

kode_pegawai

nama_pegawai

 

alamat_pegawai

 

jabatan_pegawai

 

telepon_pegawai

 

Text

Text

 

Text

 

Text

 

Text

 

5

30

 

50

 

30

 

13

-

-

 

-

 

-

 

-

kode_pegawai

nama_pegawai

alamat_pegawai

jabatan_pegawai

telepon_pegawai

 

c. Tabel Pembelian

Database name : db_peralatan

Table name : pembelian

Index List : idxpembelian

 

Table 4.9 Tabel Pembelian

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

 

4.

 

5.

nofak_pembelian

tanggal_pembelian

 

kode_pegawai

 

kode_supplier

 

total_pembelian

Text

Date/Time

 

Text

 

Text

 

Currency

 

10

8

 

5

 

5

 

8

-

-

 

-

 

-

 

-

nofak_pembelian

tanggal_pembelian

kode_pegawai

kode_supplier

total_pembelian

 

d. Tabel PembelianBarang

Database name : db_peralatan

Table name : pembelianbarang

Index List : idxpembelianbarang

 

Table 4.10 Tabel Pembelian Barang

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

4.

5.

 

nofak_pembelian

kode_barang

jumlah_beli

harga_beli

stok _beli

Text

Text

Long

Currency

Integer

10

5

4

8

2

-

-

-

-

-

 

nofak_pembelian

kode_barang

jumlah_beli

harga _beli

stok _beli

 

e. Tabel Permintaan

Database name : db_peralatan

Table name : permintaan

Index List : idxpermintaan

 

Tabel 4.11 Tabel Permintaan

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

 

 

 

Nomor_Permintaan

Tanggal_Permintaan

 

Kode_Pegawai

 

 

Text

Date/Time

 

Text

 

 

 

10

8

 

5

 

 

-

-

 

-

 

 

 

Nomor_Permintaan

Tanggal Permintaan

Kode_Pegawai

 

f. Tabel PermintaanBarang

Database name : db_peralatan

Table name : permintaanbarang

Index List : idx permintaanbarang

 

Table 4.12 Tabel Permintaan Barang

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

4.

5.

 

nomor_permintaan

kode_barang

jumlah_minta

harga_minta

nofak_pembelian

Text

Text

Integer

Currency

Text

10

5

2

8

10

-

-

-

-

-

 

nomor_permintaan kode_barang

jumlah_minta

harga_minta

nofak_pembelian

 

g. Tabel Supplier

Database name : db_peralatan

Table name : Suplier

Index : idxsupplier

 

Table 4.13 Tabel Supplier

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

 

4.

 

5.

Kode_Supplier

Nama_Supplier

 

Alamat_Supplier

 

Perusahaan_Supplier

 

Telepon_Supplier

Text

Text

 

Text

 

Text

 

Text

 

5

30

 

50

 

30

 

13

-

-

 

-

 

-

 

-

Kode_Supplier

Nama_Supplier

Alamat_Supplier

Perusahaan_Supplier

 

Telepon_Supplier

 

h. Tabel Persediaan

Database name : db_peralatan

Table name : persediaan

Index : idxbeli, idxminta, idxpersediaan

 

Table 4.14 Tabel persediaan

No

Field Name

Type

Width

Desc

Description

1.

2.

3.

 

4.

 

5.

 

6.

 

7.

 

8.

 

9.

 

10.

nomor_transaksi

 

tgl_transaksi

 

kode_supplier

 

kode_barang

 

stok_awal

 

jumlah_beli

 

Harga_beli

 

jumlah_minta

 

harga_minta

 

stok_akhir

Long

Date/Time

 

Text

 

Text

 

Integer

 

Integer

 

Currency

 

Integer

 

Currency

 

Integer

4

8

 

5

 

5

 

2

 

2

 

8

 

2

 

8

 

2

-

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

nomor_transaksi

tgl_transaksi

kode_supplier

kose_barang

 

stok_awal

jumlah_beli

 

Harga_beli

 

jumlah_minta

 

harga_minta

 

stok_akhir

6. ENTITY RELATIONAL DIAGRAM

Entity Relational Diagram merupakan gambaran tentang relasi dari setiap entity atau attribute dari file-file yang diinginkan untuk menggabungkan atau menghubungkan data sehingga dapat dirancang laporan atau input data yang diinginkan. Pada gambar berikut ini penulis jelaskan aliran Entity Relational Diagram dari file-file yang dirancang untuk aplikasi sistem pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang, yaitu:

entri-ralitional.jpg

 

Gambar 4.17 Entity Relational Diagram (ERD)

7. RANCANGAN PROSES

1. Stok

Stok Akhir = Stok Awal + Pembelian- Permintaan

2. Pembelian

Total Pembelian = Jumlah Pembelian * Harga Satuan

 

8. RELASI ANTAR FILE

Relasi antar file yang terjadi pada perancangan sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang adalah:

relasiantar-file.jpg

Gambar 4.18 Relasi Antar File

Bab VI Penutup

Maret 27, 2008

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan analisis dan pembahasan yang penulis lakukan pada bab-bab sebelummya dapat ditarik kesimpulan dan saran yang perlu dikemukakan sehubungan dengan usaha-usaha untuk meningkatkan efisiensi kerja dan pemanfaatan secara maksimal pengguna komputer dalam pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang. Adapun kesimpulan bahwa:

1. Dari hasil analisa yang telah dilakukan pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang sudah layak dan butuh peningkatan dalam pengolahan data pembelian barang umum yang mungkin dapat disajikan secara cepat. Program yang digunakan sekarang sudah cukup membantu dalam penyelesaian penyajian permintaan barang umum pada rumah sakit yos Sudarso padang, tetapi untuk menyesuaikan dengan kemajuan maka perlu peningkatan software yang mudah dipelajari dan mudah penggunaannya. Serta dalam pengolahan data masih menggunakan software Microsoft Excel sebagiannya.

2. Rumah Sakit Yos Sudarso Padang perlu menyajikan informasi yang berkualitas mengenai barang umum yang akan dibeli, yaitu informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan.

 

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat disampaikan berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Rumah Sakit Sakit yos Sudarso Padang antara lain:

  1. Pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang hendaknya memiliki suatu sistem yang terstruktur, sehingga kelemahan-kelemahan yang terjadi dapat diatasi.
  2. Agar dapat menghasilkan informasi yang berkualitas mengenai persediaan barang, maka Rumah Sakit Yos Sudarso Padang harus melakukan evaluasi terhadap sistem agar dapat diketahui perkembangan sistem yang ada.
  3. Untuk menjamin sistem yang baru diterapkan tetap berjalan sebaiknya Rumah Sakit Yos Sudarso merekrut tenaga ahli atau melakukan pelatihan terhadap sumber daya yang ada dalam hal bagian administrasi, agar dapat terampil dalam pengoperasian sistem yang diusulkan.
  4. Sistem yang penulis rancang memiliki kelemahan-kelemahan, untuk itu penulis berharap nantinya ada penelitian yang lain untuk melengkapi kelemahan-kelemahan pada program yang penulis buat.

 

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Rumah Sakit Yos Sudarso Padang

Dharmo Oetomo, Sutejo Budi (2004),”Perencanaan dan Pembangunan Sistem

Informasi”, Andi Offset, Yogyakarta.

James. A.F Stoner (1993),” Management Pemasaran”, Erlangga, Jakarta.

Jogiyanto, H.M (2005),”Cara Mudah Menggunakan Crystal Report”. PT.

Elex Media Komputindo, Jakarta.

Kadir, Abdul (2003),”Pengendalian Sistem Informasi”, Yogyakarta, Andi

Offset.

Kristanto, Andi (2003),”Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”,

Jakarta Erlangga.

Kurniadai, Adi (2000),” Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0”, PT. Elex

Media Komputindo, Jakarta.

Petroutos, Evangelos (2002),” Pemograman Database Dengan Visual Basic

6.0”, PT. Elax Media Komputindo, Jakarta.

Supriyanto, Aji (2005),” Pengantar Teknologi Informasi”, PT. Salemba Empon

Patris, Jakarta.

Kadir, Abdul (2003),” Konsep & Tuntutan Praktis Basis Data”, Andi Offset,

Yogyakarta.

Jogiyanto, H.M (2005),” Analisis & Desain”, Andi Offset, Yogyakarta.

Bab II Landasan Teori

Maret 27, 2008

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Sistem, Indormasi dan Sistem Informasi

1. Pengertian Sistem

Dalam kegiatan perusahaan dibutuhkan suatu sistem yang menunjang operasi perusahaan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi, sehinga perusahaan harus dapat memanfaatkan secara maksimal sumber-sumber daya yang ada. Untuk itu perlu diketahui apa yang dimaksud dengan sistem. Berikut ini adalah pengertian sistem menurut para ahli yaitu:

Menurut M.J Alexander dalam buku Sistem Informasi Berbasis Komputer oleh Jogianto HM (2003:2), sistem adalah: “suatu group dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran akhir dari sistem”.

Berdasarkan pengertian diatas, jelaslah bahwa suatu sistem tidak dapat dilakukan oleh orang atau bagian tertentu saja dalam perusahaan. Tetapi merupakan kerjasama sekelompok orang yang saling berhubungan dan menunjang agar kegiatan perusahaan berjalan dengan baik dan akhirnya dapat menghasilkan suatu informasi.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Menurut Jogiyanto (2005:4-5), karakteristik sistem terdiri dari:

1) Komponen sistem, yaitu suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat-sifat untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2) Batas sistem (boundary), yaitu daerah yang membatasi antara suatu sistem dangan sistem lainnya atau dengan lingkungan luar.

3) Lingkungan luar sistem (environment), yaitu apa saja yang berada diluar batas istem yang mempengaruhi operasi sistem.

4) Penghubung sistem (interface), yaitu media penghubung antara satu sistem dengan sub sistem yang lainnya.

5) Masukan sistem (input), yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

6) Keluaran sistem (output), yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang bergna dan sisa pembuangan.

7) Pengolah sistem, yaitu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran sistem, yaitu tujuan (goal) atau sasaran (objective) dari suatu sistem untuk menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.

Berdasarkan uraian di atas karakteristik sistem harus memiliki unsur, media, dan misi (tujuan), karena sistem adalah gabungan dari beberapa komponen yang saling berbeda tetapi saling ketergantungan.

2. Pengertian Informasi

Menurut Jogianto (2001:11), Informasi adalah sebagai data yang diolah untuk mencapai sesuatu yang telah berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari definisi diatas dapat disampaikan bahwa informasi adalah data yang penting dan dapat memberikan pengetahuan yang berguna jika disampaikan pada orang yang memerlukan pada waktu yang tepat dalam bentuk yang tepat pula.

3. Sistem Informasi

a. Pengertian Sistem Informasi

Diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan. Pengertian Sistem Informasi Menurut Laudon (2005:9) adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi.

Berdasarkan pengertian diatas Sistem Informasi yang dikemukakan oleh para ahli dapt disimpulkan bahwa pengertian sistem informasi adalah satuan komponen yang saling berkaitan antara satu dan lainnya melalui proses, dimana proses tersebut menghasilkan data yang memiliki nilai.

b. Komponen Sistem informasi

Sebagimana yang telah diuraikan sebelumnya bahwa sistem terdiri dari kumpulan komponen atau sub sistem, sistem informasi juga terdiri dari komponen-komponen yang saling berintegrasi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran.

Jhon Burch Gary Grudnitski dalam Yogianto (2005:12) mengemukakan bahwa:

“Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), block model (model block), yaitu blok keluaran (output block), blok tekhnologi (tecnologi block), block basis data (database block), dan block kendali ( controls block)”.

B. Sistem Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Rumah Sakit

1. Tinjauan Tentang Pengolahan Data

a. Pengertian Data

Data berasal dari kata datum yang berati fakta yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Dalam bidang komputer data dikenal sebagai simbol-simbol yang dimasukkan kedalam komputer berupa angka, huruf dan tanda baca lainnya, dan sebagai sumber informasi. Data adalah sebagai kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dalam kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu dan kesatuan nyata adalah suatu obyek nyata seperti tempat benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Kegunaan data adalah sebagai dasar penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh organisasi. Data yang relevan, disusun menurut sistem tertentu (terstruktur) akan membentuk suatu fakta, dan sejumlah fakta tertentu yang tersusun secara sistematis akan menciptakan suatu teori yang mudah dipahami. Dengan kata lain data merupakan suatu elemen terkecil dari sesuatu dalam bidang pengetahuan tertentu.

b. Pengertian Pengolahan Data

Pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) yaitu manipulasi data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa sistem informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer. Data mentah belum dapat dikatakan suatu informasi sehingga perlu diolah lebih lanjut. Jadi pengolahan data adalah suatu proses atau manipulasi data yang menerima data sebagai masukan (input), diproses (processing), oleh program tertentu yang tersimpan mengeluarkan hasil proses data tersebut dalam bentuk informasi (output). Suatu proses pengolah data yang terdiri dari 3 tahap dasar, yang disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle) : yaitu input, processing, dan output, dapat dilihat pada gambar 2.1

INPUT

PROSES

OUTPUT

Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data

Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang

dikembangkan (expanced data processing cycle) dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi yaitu origination, storage, dan distribution. Dapat dilihat pada gambar 2.2:

Origination

Input

Storage

Processing

Output

Distribution

Gambar 2.2 Pengembangan Siklus Pengolahan Data

  • Origination. Tahap ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan data kedokomen dasar.
  • Input. Tahap ini merupakan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pemasukan data kedalam proses komputer lewat alat input (input device)
  • Processing. Tahap ini merupakan proses pengolahan data yang sudah dimasukkan oleh alat proses (processing device) yang dapat berupa proses perhitungan, mengklasifikasikan, mengurutkan dan mengendalikan atau mencari di penyimpanan.
  • Output. Tahap ini merupakan proses dari distribusi output dari hasil pengolahan data kealat output (output device), yaitu berupa informasi.
  • Distribution. Tahap ini merupakan proses distribusi output kepada pihak yang berhak yang membutuhkan informasi.
  • Storage. Tahap ini merupakan proses perekaman hasil pengolahan kesimpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat

dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya. Pada gambar terebut terlihat dua buah anak panah yang berlawanan arah, menunjukkan hasil pengolahan data dapt disimpan di storagedan dapat diambil kembali untuk proses pengolahan data berikutnya.

c. Pengantar Basis Data

Basis Data (DataBase) menurut Jogianto (2005:17) adalah:

“Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan DataBase dalam sistem informasi disebut dengan DataBase System, yaitu suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam didalam suatu organisasi.

a. Tingkatan Susunan Organisasi Data

Sebelum mencapai atau membentuk suatu database, data mempunyai tingkatan mulai darikarakter-karakter (characters), item data (data item atau field), record, file kemudian data base. Tingkatan susunan organisasi adalah:

1) Karakter-karakter

Karakter merupakanbagian data yang terkecil, dapat nerupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter husus (special characters) yang membentuk suatu item data.

2) Field

Field menggambarkan suatu attribut dari record yang menunjukkan suatu item data.

3) Record

Record yaitu kumpulan dari field yang menggambarkan suatu unit dari data tertentu atau sekumpulan data item yang berhubungan secara logika dari suatu objek.

4) File

File merupakan kumpulan dari record yang menggambarkan suatu kesatuan yang sejenis.

5) Database

Database adalah kumpulan dari file yang membentuk satu kesatuan tertentu atau suatu kumpulan data terhubung yang tersimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data sehingga mudah untuk digunakan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan digunakan, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila penambahan, pengambilan dam modifkasi data dapt juga dilakukan dengan mudah dan terkontrol.

Dari definisi diatas maka tingkatan susunan organisasi data menurut penulis terdiri dati type data (yang berupa karakter dan numerik), filed, record, file dan database.

b. Komponen-komponen Sistem Basis Data

Sistem basisdata merupakan sistem penyusunan data yang saling terpadu, yang mempunyai komponen-komponen sebagai berikut:

1) Database (basis data) adalah kumpulan file-file yang saling berhubungna atau berelasi sehingga membentuk suatu database.

2) Software (perangkat lunak) adalah perangkat lunak yang digunakan dalam suatu sistem basisdata. Misalnya: Foxpro, SQL, Microsoft Access.

3) Hardware (Perangkat Keras), merupakan perangkat keras yang digunakan dalam sistem basis data yaitu unit pusat pengolah (Central Processing Unit atau CPU), unit penyimpanan (Storage Unit), Keyboard, Monitor, Printer dan lai-lain.

4) Barinware (manusia), merupakan elemen penting pada sistem basisdata yang terdiri dari sistem enginer, administrator basis data, programmer dan pemakai terakhir

d. Model Basis Data

Model data menyatakan hubungan anatar rekaman yang tersimpan dalam basis data. Model data menunjukkan hubungan Logikal antara elemen data atau satu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara logical.

Menurut Abdul Kadir (2003:23) model dasar yang paling utama ada 3 macam:

1) Model Data Hirarki

Model data hirarki biasanya disebut model pohon. Merupakan sekumpulan record yang menghubungkan satu sama lain yang membentuk struktur hirarki.

2) Model Data Jaringan atau Network

Model ini menyerupai model hirarki. Model Data Network merupakan sekumpulan record yang dihubungkan satu sama lain melalui link (berupa pointer), masing-masing hanya berisi sebuah nilai data.

3) Model Data Relational

Model data relational merupakan model yang paling sederhana . Model ini menggunakan table dua dimensi untuk memberikan gambaran sebuah berkas data. Kolom menunjukkan antara field, baris menunjukan hubungan antara record dalam suatu berkas data.

Dari definisi diatas model data adalah uraian dari sebuah disain data yang memuat adanya relasi konsep logika dari data tersebut

2. Tentang Pembelian Barang Umum

a. Pengertian Pembelian Barang Umum

Pembelian Barang Umum adalah suatu kegiatan pengadaan barang-barang berupa alat-alat kantor, alat-alat rumah tangga, linen untuk menunjang kegiatan disatuan atau lingkungan pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

Usulan untuk permintaan pembeliaan merupakan suatu usaha untuk memenuhi persediaan barang umum di gudang dalam menunjang kegiatan dibagian atau satuan Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

Barang dibeli berdasarkan kebutuhan, dengan adanya kebutuhan tersebut dapat disusun pembelian barang untuk jangka waktu tertentu sehingga kebutuhan barang dapat terpenuhi. Dalam pembelian barang perlu pengendalian terhadap pembelian barang yang bertujuan untuk memonitori kemajuan-kemajuannya. Dalam pembelian perlu diperhatikan harga barang, dan kelancaran distribusi barang dan distributor.

b. Fungsi Pengendalian Pembelian

Menurut James A.F Stoner (1993:8) pegendalian pembelian ditinjau dari ilmu manajemen adalah: ”Suatu proses yang berusaha untuk menjamin bahwa tindakan sesuai dengan rencana”.

Fungsi pengendalian pembeliann merupakan proses membandingkan hasil yang dicapai dengan standar yang ditetapkan. Dengan adanya proses ini dapat diketahui apakah kebijaksanaan telah ditetapkan mengalami penyimpangan atau tidak, serta bagaimana tindakan manager perusahaan dalam melakukan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi. Tujuannya dalam rangka menjaga aktivitas rumah sakit untuk mengurangi resiko-resiko yang tidak diinginkan serta penyimpangan tujuan yang telah ditetapkan dapat dihindari.

C. Analisis Sistem dan Perancangan Sistem

1. Pengertian Analisis Sistem

Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang duharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui masalah apa yang sedang dihadapi oleh suatu perusahaan yang berguna untuk membandingkan dan membuat alternatif-alternatif yang diberikan pada sistem baru. Menurut Jogianto (2005:129), analisis sistem adalah :

“Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untulk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”.

Dari definisi diatas, maka analisa sistem adalah suatu perencanaan sekaligus pembuatan sketsa dari elemen yang terpisah namun saling berintegrasi ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

2. Langkah-langkah Analisis Sistem

Menurut Jogianto (2005:130), suatu rancangan, melalui beberapa tahapan, yang menjelaskan urutan langkah-langkah yang harus dilakukan, antara lain:

1) Mengidentifikasi masalah (Identity)

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem, masalah dapat diidentifikasiskan sebagai suatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan.

Tahapan-tahapan dalam mengidentifikasi masalah adalah:

a) Mengidentifikasi penyebab masalah

b) Mengidentifikasi titk keputusan

c) Mengidentifikasi personil-personil kunci

2) Memahami dari kerja sistem yang ada (understand)

Memahami kerja dari sistem yang ada merupakan langkah kedua dari tahap analisa sistem, dapat dilakukan dengan mempelajari secar rinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.

3) Menganalisa hasil penelitian (analyze)

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

4) Membuat laporan hasil analisis (report)

Setelah proses analisis sistem selesai dilakukan, analisis sistem membuat laporan hasil analisis yang akan diserahkan kepada steering committee dan diteruskan ke manajemen.

Dari definisi diatas maka langkah-langkah analisis sistem sebagai berikut:

a) Mengenali kondisi sistem,

b) Memahami kinerja sistem,

c) Mengadakan survey dan penelitian terhadap sistem, dan

d) Mendokumentasikan hasil yang diperoleh dari kinerja sistem.

3. Pengertian Perancangan Sistem Informasi

Disain sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Disain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah di instalasi dari sistem yang akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir analisa sistem.

Menurut Jogianto (2005:195), disain sistem terdiri dari beberapa tahapan yaitu:

a. Disain sistem secara global merupakan rancangan umum dari program aplikasi untuk membuat informasi mengenai isi program secara keseluruhan dari alur program yang dibuat.

b. Disain sistem secara rinci, merupakan penjabaran lebih lengkap dan terinci dari disain sistem secara global.

Dari definisi diatas disain sistem adalah proses penggambaran, pemetaan sebuah perencanaan dari suatu sistem yang akan dikembangkan baik secara konseptual (global) maupun secara terinci.

Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

e. Penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras darisuatu sistem.

4. Alat Bantu dalam Perancangan Sistem dan Program

Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap merancang suatu sistem dan program adalah membuat usulan pemecahan masalah secara logikal. Alat bantu yang digunakan antara lain adalah:

a. Bagan Alir Sistem (Sistem Flowchart)

Sistem Flowchart merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada dalam sistem. Sistem Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:

Tabel 2.1 Simbol-simbol Aliran Sistem Informasi

SIMBOL

KETERANGAAN

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi , yang menunjukkan input dan output baik untuk prose manual, mekanik aatu komputer.

Proses Manual. Simbol ini digunakn untuk menggambarkan kegiatan manual atau pekerjaan yang dilakukkan tanpa menggunkan komputer. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan dalam simbol ini.

Proses Komputer. Simbol ini menggambarkan kegiatan prose dari pengolahan data dengan komputer secara online. Uraian singkat tentang operasi program komputer ditulis didalam simbol.

Penyimpanan dalam hardisk. Simbol ini diganakan untuk penyimpnan data kealam hardisk. Uraian singkat tentang operasi penyimpanan ditulis dalam simbol ini

Arsip. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan file komputer / non komputer yang disimpan sebagai arsip. Di dalam simbol ini bisa ditulis huruf F atau huruf A

Penghubung pada halaman yang sama. Simbol ini digunakan untuk menujukkan hubungan antar proses yang terputus masih dalam halaman yang sama. Didalam simbol ini Dicantumkan nomor sebagai penghubung.

Penghubung pada halaman yang berbeda. Simbol ini diguna untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus dengan sambungannya ada pada halaman lain, sesuai dengan nomor ynag tercantum dalam simbol.

Garis Alir. Simbol ini menunjukkan aliran / arah dari proses pengolahan data.

b. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan dari DFD, memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terlihat pada tabel berikut ini:

Tabel 2.2 Simbol Data Flow Diagram

SIMBOL

SIMBOL

KETERANGAN

Kesatuan Luar / Eksternal Entity. Merupakan sumber/tujuan data atau suatu bagian/orang yang berada diluar sistem tetapi berhubungan dengan sistem tersebut, baik itu memasukan data maupun mengambil data dari sistem.

Proses. Simbol ini digunakan untuk melakukan proses pengolahan data di dalam DFD, yang menunjukkan suatu kegiatan yang megubah alairan data masuk (input) menjadi aliran data keluar (Output).

Penyimpanan Data / Data Store. Berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen-dokumen /file-file yang dibutuhkan dalam suatu sistem informasi

Aliran Data. Menunjukkan arus dalam proses, dimana simbol aliran data ini mempunyai nama sendiri.

Dalam DFD ini nantinya akan memperlihatkan aliran sistem melalui dari input, proses hingga laporan yang dihasilkan, dan bisa digunakan untuk menggambarkan sistem informasi yang logikal, yang akan menggambarkan bagaimana hubungan suatu sistem unformasi dengan file-file yang akan diakses oleh komputer.

Aturan membuat DFD antara lain:

a) Tidak boleh menghubungkan external entity secara langsung.

b) Tidak boleh menghubungkan data storage dengan data storage lainnya secara langsung.

c) Tidak boleh menghubungkan data storage dengan external entity secara langsung.

d) Pada setiap proses harus ada data flow yang masuk dan keluar dan sebaliknya.

e) Tidak boleh pada proses arus data tidak memiliki nama (nama harus ada).

f) Tidak boleh ada proses yang tidak memiliki nomor.

Metode-metode membuat DFD :

1) Mulai yang umum samapi yang detail.

2) Jabarkan setiap proses.

3) Pelihara konsistensi antar proses.

4) Berikan label nama yang bermakna untuk keempat simbol tersebut.

5) Menjaga konsistensi dengan model lainnya.

Tahapan membuat DFD:

1) Buat Context Diagram (Top Level Diagram).

2) Buat Diagram level 0.

3) Buat Diagram level 1 (Detail).

4) Diagram ini digunakan untuk menjelaskan tahapan-tahapan proses dari diagram level 0.

Cara Pembuatan DFD:

1) Identifikasi semua ekternal entity dalam sistem.

2) Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan ekternal entity.

3) Urutkan penggambaran dimulai dari context diagram, diagram level 0, diagram level lainnya.

c. Entity Relationship Diagram (ERD)

Model Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dangan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta yang ditinjau sehungga dapt diketahui hubungan antara entity-entity yang ada dalam pengolahan data, sepertio hubungan many to many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya akan digambarkan secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R / ERD).

Simbol-simbol yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram dijelaskan pada tabel 2.3 berikut ini;

Tabel 2.3 Simbol Entity Relationship Diagram (Diagram E-R)

SIMBOL

KETERANGAN

Entity. Simbol yang menyatakan himpunan entitas ini bisa berupa : suatu elemen lingkungan, sumber daya, atau transaksi, yang begitu pentingnya bagi perusahaan sehingga didokumentasikan dengan data.

Atribute. Simbol terminal ini untuk menunjukkan nama-nama atribut yang ada pada entity

Primari Key Attribute. Simbol atribut yang digaris bawahi, berfungsi sebagai key (kunci) diantara nama-nama atribut yang ada pada suatu entity.

<!–[if mso & !supportInlineShapes & supportFields]> SHAPE \* MERGEFORMAT <![endif]–><!–[if mso & !supportInlineShapes & supportFields]> <![endif]–>

Relationship. Simbol ini menyatakan relasi ini digunakan untuk menunjukkan hubungna yang ada antara entiti yang satu dengan entiti yang lainnya.

Link. Simbol ini berupa garis ini digunakan sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya.

:

Hubungan / relasi antar atribut yang terdapat pada sistem konseptual secara bebas yang terdiri dari entity-entiti, dan setiap entity terdiri dari atribut yang ada, yaitu:

a) Unary, adalah satu entiti berelasi hanya dengan satu entity saja.

b) Binary, adalah satu entit behubungan dengan entiti yang lain.

c) Ternary, adalah satu entoiti berhubungan dengan beberapa entity yang lainnya.

d. Bagan Alir Program ( Program Flowchart)

Merupakan alat bantu yang digunakan untuk menerangakan logika program , berupa suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dengan simbol-simbol standar sebagai berikut:

Tabel 2.4 Simbol-simbol Program Flowchart

SIMBOL

KETERANGAN

prose.jpg

Terminal point Symbol. Digunakan untuk menunjukan awal dan akhir dari suatu proses

atrobut.jpg

Preparation Symbol. Simbol Persiapan digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran atau variable ( harga awal)

Process Synbol. Simbol Proses atau Pengolahan digunakan untuk mewakili suatu proses, seperti aritmatika atau pemindahan data.

Predefined Process Symbol. Simbol Proses Terdefinisi digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan ditempat lain atau untuk proses yang detailnya

dijelaskan terpisah , misalnya berbentuk subroutine.

Decision Symbol. Simbol Keputusan digunakan untuk mewakili operasi perbandingan logika atau suatu penyeleksian kondisi didalam program.

<

Input / Output Symbol. Simbol Input /Output digunakan untuk menyatakan dan mewakili data masukan atau keluaran.

Connector Symbol. Simbol Penghubung digunakan untuk menunjukkan sambungan dari abgan alir yang terputus dihalaman yang masih sama.

Off-Page Conector. Simbol Penghubung Halaman lain digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus dengan sambungannnya ada di halaman yang lain.

Flow Line Symbol. Simbol Garis Alir digunakan untuk menunjukan aliran atau arus dari proses.

e. Disain File

Disain file adalah kumpulan dari item data yang diatur dalam suatu record dimana item-item data tersebut dimanipulasi untuk pemroses tertentu.

f. Disain Input

Disain input berfungsi mengefektiflan biaya pemasukan data, untuk mencapai keakuratan yang tinggi dan untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimengerti pemakai.

g. Disain Output

Disain output atau keluaran merupakan hal yang tidak boleh diabaikan karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi seiap pamakai yang memerlukan. Media yang digunakan dalam proses analisa sistem menurut penulis yaitu context diagram, data flow diagram, entity relational diagram, disain file, flow chart, disain input, dan disain output yang kesemuanya saling berhubungan.

D. Implementasi Sistem Informasi

Tahap Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan, juga termasuk menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplkasi.

Menurut Jogiyanto (2005:573), proses imlpementasi sistem ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu:

1) Testing (Pengujian), yaitu serangkaian iji coba terhadap sistem baru dengan mengoperasikan data yang sebenarnya untuk mengetahui apakah sistem berjalan dengan semestinya.

2) Training (Pelatihan), yaitu dengan melakukan uji coba pemakaian sistem langsung kepada user untuk mengetahui kendala-kendala yang dirasakan oleh user nantinya serta memberikan bekal teknis jika terjadi kerusakan kecil pada program.

3) Maintenance (Perawatan), yaitu mempersiapkan sebuah prosedur perawatan bagi sistem untuk menjaga dan mempertahankan agar sistem dapat beroperasi denga benar dan bertahan lama.

Dari definisi diatas maka proses implementasi sistem harus melewati minimal 3 tahapan yaitu:

a. Pengujian atas sistem yang dikembangkan,

b. Mengadakan pelatihan terhadap sumber daya manusia yang akan mengopersikan sistem tersebut, dan

c. Melakukan perawatan terhadap sistem yang akan dikembangkan.

E. Tinjauan Tentang Pemograman Visual Basic 6.0

1. Pengenalan Visual Basic 6.0

Menurut Adi Kurniadi (2000) dalam buku Visual Basic 6.0. Microsoft Visual basic 6.0 adalah bahasa Pemogrman yang berbeda dengan bahasa program basic konvensional yang telah kita kenal umumya. Pada pemograman Visual basic untuk merancang suatu aplikasi project, terlebih dahulu kita harus memperkirakan format output yang kita perlukan. Untuk selanjutnya diikuti dengan penulisan kode-kode program sesuai dengan rancangan output yang kita miliki. Konsep tersebut dikenal dengan konsep Top-Down artinya alur merancang suatu aplikasi program dilakukan dengan membuat outputnya terlebih dahulu kemudian

menuliskan kode program. Segala kegiatan merancang bentuk output serta penulisan kode program dan proses program dapat diikuti dengan mudah dan jelas sehingga di kenal dengan istilah pemograman visual atau Object Oriented Programan (OOP).

Merancang format output di Visual Basic berbeda dengan bahasa basic biasa yang konvensional, karena divisual basic kita membentuk output dengan sekumpulan object, object-object tersebut telah disediakan sebagai fasilitas ToolBox di Visual basic, kumpulan object tersebut dinamakan “ToolBox”. Setiap object yang ada pada Tool mempunyai karakter dan prilaku khusus, karakter dan prilaku khusus tersebut yang diistilahkan dengan “Control”. Control ini bisa diatur dengan menggunakan bantuan “Window Properti”. Selanjutnya object dengan control tersebut disusun, dedesain pada media yang dinamakan “Form”.

2. Cara Menjalankan Microsoft Visual Basic 6.0

Untuk menjalankan Microsoft Visual Basic 6.0 ada beberapa cara yang lazim digunakan yaitu:

a. Sorot dan klik start, lalu sorot programs dilanjutkan dengan memilih Microsoft Visual Studio 6.0 kemudian klik Microsoft Visual Basic 6.0

b. Setelah itu tampil kotak dialog new project. Kemudian klik standar EXE, seperti pada gambar berikut:

gabr-vb.jpg

Gambar 2.8 Menu Pilihan Pada New Project

c. Maka akan tampil integrated Development Environment (IDE).

Integrated Development Intergration (IDE)

Integrated Development Integration (IDE) adalah tempat kita bekerja untuk menghasilkan program aplikasi. Pada IDE ini kita dapat menggunakan banyak tools yang daptat kita ambil dengan mudah. Tampilan IDE Visual Basic 6.0 tampak pada gambar 4. layer ini adalah lingkingan pengembangan aplikasi visual basic yang nantinya akan digunakan untuk membuat program-progam aplikasi dengan visual basic. Layar visual basic hamper sama dengan layer program-program aplikasi windows pada umumnya, terutama jika pernah menggunakan bahasa pemograman visual lainnya, seperti Microsoft Visual Foxpro, Microsoft Acsess dan lain sebagainya.

Menu Bar

Tool Bar Project Ekplorer

formvb.jpg

Gambar 2.9 Tampilan IDE Visual basic 6.0

a. Menu Bar

Menu Bar adalah menu utama yang menampilkan perintah-perintah yang terdapat pada Microsoft Visual Basic 6.0. Pada menu bar ini terdapat file menu yang khas untuk software under windows seperti file, edit, program, dan seterusnya.

b. Title Bar

Setiap title bar mempunyai item menu mesing-masing yang di kelompokkan berdasarkan title menu yang ada. Diatas Menu terdapat bagian-bagian yang disebut title bar.

c. Tool Bar

Tool Bar yaitu sekumpulan tombol yang berfungsi sebagai tombol cepat (short cut) untuk menjalankan perintah dan mengendalikan lingkungan pemograman Microsoft Visual Basic 6.0. Kegunaan dari tombol pada tool bar Microsoft Visual Basic 6.0 dapat dilihat table dibawah ini :

Tabel 2.5 Fungsi Toolbar Microsoft Visual Basic 6.0

ToolBar

Nama

Fungsi

Add Project

Menambah proyek kedalam proyek yang sudah ada

Add Item

Menambah komponen atau objek ke jendela form

Menu Editor

Menampilkan menu editor untuk mengubah tampilan kemenu

Start

Menjalankan proyek yang dibuat pada Visual Basic

Break

Menghentikan running program

End

Menghentikan running program

Project Explorer

Menampilkan jendela project explorer

PropertiesWindows

Menampilkan jendela properties

Object Browser

Menampilkan jendela object browser

Tool Box

Menampilkan jendela toolbox

Form Layout Windows

Menampilkan jendela form layout windows

Data View

Menampilkan jendela data view windows

d. Toolbox

Merupakan kumpulan object yang digunakan untuk merancang sebuah output program. Karena masing-masing object mempunyai sifat yang khas, dan dengan sifat yang khas tersebut tinggal kita tinggal memberikan kontrolnya, sehingga menjadi suatu

aplikasi program yang diinginkan, maka object ini disebut dengan kontrol.

Tabel 2.6 Fungsi-fungsi yang terdapat Pada Toolbox

TOMBOL

NAMA

FUNGSI

Pointer

Penunjuk kontrol sehingga kita bisa memindahkan letak atau mengubah ukuran kontrol yang dipasang pada form.

Picture Box

Untuk menampilkan gambar statis maupun gambar aktif dari sumber diluar dirinya.

Label

Kontrol yang bisa kita gunakan untuk menampilkan teks yang tidak bisa diubah oleh pemakai program

Text Box

Untuk membuat area teks, dimana teksmya bisa diubah oleh pemakai.

Command Button

Untuk membuat sebuah tombol pelaksanaan perintah.

Drive List Box

Untuk menempilkan Disk Drive yang dimiliki komputer

Image

Untuk menampilkan gambar bitmap, icon ataupun metafile pada form. Kontrol picture box menyediakan lebih banyak fasilitas dibidang kontrol ini.

File List Box

Untuk menampilkan sebuah daftar file.

Hiscrolling Bar

Untuk penggulungan dengan jangka lebar dengan indikasi posisi pilihandalam posisi horizontal.

List Box

Digunaka untuk menampilkan daftar pilihan yang bisa di gulung.

Timer

Untuk menghitung waktu event dalam interval yang ditentukan

Data

Menyediakan sarana akses data

Check Box

Untuk membuat kotak cek yang mudah pemakainya. Biasa digunakan untuk pemilihan dua keadaan

( misalnya: benar atau salah ) dari banyak pilihan sekaligus.

Option Button

Untuk pemilihan dua keadaan dari banyak pilihan, namun hanya satu pilihan saja yang bisa diaktifkan pada suatu saat.

Shape

Untuk memasang kontrol yang mampu

Combo Box

Untuk menghasilkan kontrol yang merupakan kombinasi dari list box dan text box, sehingga pemakai bisa memasukkan pilihan melalui daftar atau menuliskannya.

Line

Untuk menggambarkan garis.

Frame

Untuk mengelompokkan beberapa kontrol. Kontrol ini harus dipasang telebih dahulu sebelum control yang dilingkupinya.

OLE

Untuk menghasilkan proses link dan embed objek anta r aplikasi.

e. Form

Form adalah bahan pembuatan windows. Kita meletakkan Control pada from. Kontrol ini misalnya tombol check box, button, label dan sebagainya. Pada form ini kita dapat membuat aplikasi-aplikasi yang kita inginkan.

formbaru.jpg

Gambar 2.5 Form Pada Microsoft Visual Basic 6.0

f. Windows properties

Windows properties digunakan untuk mengatur properties sebuah object. Object yang ada di tampilkan pada daftar object, sedangkan windows properties terbagi atas dua kolom, yaitu:

a.) Kolom List Properties

b.) Kolom Value properties

Kolom List Kolom Value

windowcode.jpg

Gambar 2.6 Window properties

g. Windows Project Explorer

Project explorer berfungsi sebagai pengakses bagian- bagian pembentuk project, window ini juga digunakan untuk melihat struktur nama project yang akan kita buat, struktur yang ditampilkan adalah susunan form dan module serta kelas yang aktif digunakan pada saat project dibuat.

window-project-explore.jpg

Gambar 2.7 Window Project Explorer

h. Windows Form Layout

Windows ini digunkan untuk mengatur data letak project form di layar monitor ketika project dijalankan.

weindows-form-layout.jpg

Gambar 2.8 Window Form layout

i. Windows Code

Windows Code adalah tempat kita menulis program. Pada window ini terdapat fasilitas editing yang cukup lengkap. Jika melakukan klik ganda pada sebuah obyek yang berupa kontrol atau form, maka window code ini akan langsung aktif dan membawa kursor ketempat penulisn program yang terkait dengan object tersebut. Tempat penulisan berada diantara kata Private Sub dan End Sub.

Gambar 2.9 Windows Code

3. Data Base MS-Visual Basic 6.0

Menurut M.Agus Alam (2001) dalam buku manajemen Database dengan MS-Visual Basic 6.0 dapat menagani bermacam-macam format database, yaitu format database Microsoft Access, Microsoft Excell, Dbase, Foxpro dan File Teks.

a. Visual Data Manager

Visual Data Manager adalah fasilitas yang disediakan Visual Basic 6.0 untuk menghasilkan table-tabel. Kita bisa mengaktifkan Add-Ins, Klik Perintah Visual Data Manager.

b. Membuat Tabel

Table adalah unsur utama didalam suatu database. Langkah pembuatan table adalah:

1) Aktifkan Visual Data Manager dari menu Add-Ins

visdata1.jpg

Gambar 2.10 Visual Data Manager

2) Aktifkan perintah File Lalu pilih New kemudian Microsoft Access

vidata2.jpg

Gambar 2.11 Visual Data Manager

3) Kemudian akan tampil kotal dialog Select Microsoft Access To Create, seperti gambar 2.12 berikut ini :

windowcode.jpg

Gambar 2.12 Select Microsoft Access Database To Create

4) Kemudian ketik nama database yang diinginkan dan tekan save, lalu akan tampil kotak dialog seperti gambar 2.13 berikut ini:

databesewindow.jpg

Gambar 2.13 Database Window

5) Kemudian klik kanan pada properties lalu pilih new Table, maka akan tampil table tempat pembuatan fiel-field yang kita inginkan. Dapat dilihat pada gambar 2.14 berikut ini:

tabelstruktur.jpg

Gambar 2.14 Table Structure

6) Kemudian tulislah nama table yang kita inginkan pada table Name. lalu pilih ADD field untuk pembutan nama Field. Pada kotak Name istilah nama Gield yang diinginkan, lalu tekan tombol Ok sampai semau field yang kita inginkan telah dientrikan. Setelah itu pilih tombol Close. Kita juaga dapat menambahkan index data dengan cara tekan tombol Add Index, pilih Index Data yang kita inginkan, kemudian pilihlah tombol Close.

7) Langkah selanjutnya adalah memilih Tombol Build the Table terbentuklah sebuah table seperti yang kita ingunkan. Untuk menampilkan komponen table, klik ganda pada nama tabel yang terbentuk, munculah Fields, Indexes, dan Properties.Klik ganda pada field, maka akan muncul field-field yang kita buat.

4. Keistimewaan Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0 pertama kali diperkenalkan tahun 1991 yaitu program Visual Basic Versi text line DOS dan untuk Windows kemudian di kembangkan terus menerus hingga sekarang telah mencapai versi 8.0 yang dirilis akhir tahun 2001.

Beberapa keistimewaan dari bahasa pemograman Morosoft Visual Basic 6.0 adalah:

a. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama developer studio yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++.

b. Memiliki Compiler yang andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelummya.

c. Memiliki beberapa tambahan saran Wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah didalam membuat aplikasi dengan mengotosasi tugas-tugas tertentu.

d. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih cangih serta peningkatan struktur bahasa Visual Basic.

e. Kemampuan membuat Active-X dan fasilitas internet yang lebih banyak.

f. Sarana akses yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database dengan kemampuan tinggi.

g. Microsoft visual basic 6.0 memiliki beberapa versi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, dan sampai saat ini terdapat tiga versi yang beredar dipasaran:

1) Standard Edition / learnig Edition.

Versi ini adalah standar yang sudah mencakup berbagai sarana dasar Microsoft Visual Basic 6.0 untuk pengembangan aplikasi

2) Profesional Edition

Berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine (database) dan pembuatan Server OLE Automation

3) Enterprise Edition

Versi ini dikhususkan untuk para programmer yang ingin mengembangkan aplikasi remote computing / Client Server.

Kelemahan Visual Basic versi 6.0

a. Microsoft Visual Basic 6.0 tidak memiliki database sendiri.

b. Pembuatan data base dilakukan pada Microsoft access, Dbase, Foxpro, Paradox, ODBC, dan text files

5. Tinjauan Umum Crystal Report 8.5

a. Pengenalan Crystal Report

Cristal Report dirancang untuk untuk membuat laporan yang dapat digunakan dalam bahasa pemograman berbasis windows, seperti Borland Delphi, Visual basic, visual C/ C++, dan visual Interdev.

Menurut Hadi, (2003) ada beberapa kelebihan dari Crystal Report ini adalah:

1) Dari segi pembuatan laporan, tiadak terlalu rumit yang memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode pemograman.

2) Integrasi dengan bahasa pemograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian.

3) Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format popular seperti Microsoft Word, Microsoft Excell, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML dan sebagainya.

b. Cara menjalankan Crystal Report dengan menggabungkan Visual Basic 6.0 dengan langkah-langka sebagai berikut :

1) Untuk menambah sebuah laporan baru ke dalam project, klik menu projek dalam Visual basic, Lanjutkan dengan mengklik Crystal report 8.5 Akan tampil kotak dialog Crystal report Gallery yang berfungsi sebagai pilihan jenis laporan yang akan dibuat. Pada setiap pilihan jenis laporan , and akan dituntut oleh wizard ini dengan beberapa seri tab untuk menentukan dasar laporan. Untk tutorial ini pilih Using The Report Expert sdan laporan Tipe Standard. Selanjutnya klik Ok untuk langkah selanjutnya dapat dilihat pada 2.15

tampilangaleri.jpg

Gambar 2.15 Tampilan Galery Pada Crystal Report

2) Sebuah laporan memerlukan sumber data yang berfungsi sebagai isi laporan itu sendiri. Crystal Report dapat mengakses beberapa sumber data yang berbeda diantaranya:

a) Data Environment yaitu sumber data yang didefinisikan dalam objek Visual Basic 6.0.

b) Project yaotu sumber data dari objek database (ADO, RDO, DAO, OLE DB, ODBC).

c) Other yaitu sumebr dat dari Crystal report yang berbentuk database driver yang ditampilkan dalam jendela data Explore.

3) Pada jendela Data Explore pilih item find Database filed kemudian klik tombol Add. Akan ditampilkan kotak dialog open untuk membuka file sumber dat untuk laporan. Dalam tutorial ini kita menggunakan file database milik Visual Basic.

4) Hasil pemilihan sumber data akan ditampilkan dalam frame tables. Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan.

5) Klik tombol Finish untuk melengkapi langkah-langkah pembuatan laporan, dapt dilihat pada gambar berikut

tampilan-cristalreportexpert.jpg

Gambar 2.16 Tampilan Crystal Report Expert

c. Melihat dan mencetak laporan

Untuk melihat dan mencetak laporan yang sudah kita buat, klik menu Run pada IDE Visual basic dan pilih pilih sub menu Start

tampilan-aerun-ide.jpg

Gambar 2.17 Tampilan Run pada IDE Visual Basic

d. ToolBox Crystal Report

Dapat dilihat pada gambar

tampilan-toolbox.jpg

Gambar 2.18 Tampilan ToolBox pada Crystal Report 8.5

e. Control Crystal Report Viewer

Form ini dibuatkan otomatis oleh Crystal report ketika anda membuat sebuah laporan baru. Isi dari form ini hanya ada satu buah control yang dinamakan Crystal report Viewer (CD Viewer) dan diatmabh beberapa kode untuk menyesuaikan lingkungan kerja laporan.

tampilan-ide-viewer.jpg

Gambar 2.19 Tampilan CD Viewer pada Crystal Report 8.5

Bab III Analisis Sistem

Maret 27, 2008

BAB III

ANALISA SISTEM

A. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian yang sudah disederhanakan dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan dalam pengolahan data sehingga dapat diusulkan perbaikan. Berdasarkan analisa yang telah penulis lakukan terhadap sistem pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah sakit Yos Sudarso Padang sebenarnya telah menggunakan media komputer tetapi penggunaannya belum optimal, pihak pengelola rumah sakit juga menerapkan sistem konvensional dalam melayani kebutuhan permintaan dan pembelian barang umum, sehingga memiliki akses atau dampak yang cukup signifikan terhadap efisiensi dan efektifitas, baik dari segi waktu, alat serta sumber daya manusia yang bertugas pada setiap bagian Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

Pengolahan data yang digunakan dengan cara demikian belum efektif dan efisien, dimana setiap pembelian barang dicatat dan disimpan dalam bentuk dokumen yang setiap bulannya dikumpulkan selanjutnya barulah dibuat laporan. Apabila ada dokumen yang hilang maka informasi yang dihasilkan tidak akurat, karena adanya ketidakcocokan pembelian barang dengan laporan. Serta untuk menghasilkan informasi membutuhkan waktu yang lama. Aliran sistem informasi yang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut:

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Berjalan

asi

Gambar 3.1 Aliran Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Sedang Berjalan

Keterangan aliran sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang yang sedang berjalan:

1) Supplier memberikan data supplier dan data barang kepada Ka.Logistik & Staff Logistik

2) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik yaitu bagian pembelian rumah sakit menerima data supplier dan data barang kemudian bagian Ka.Logistik & Staff Logistik melakukan pengolahan data pembelian barang, yang nantinya akan menghasilkan informasi berupa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang.

3) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Staff Logistik untuk disetujui selanjutnya menyerahkan kepada Ka.Keuangan.

4) Ka.Keuangan memeriksa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal dan laporan permintaan barang perbulan juga laporan daftar rincian persediaan barang dan menyerahkan kepada Pimpinan.

5) Pimpinan memeriksa dan menandatangani laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang yang telah diperiksa Ka.Keuangan, satu lembar disimpan sebagai arsip.

6) Pimpinan menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Keuangan sebanyak dua lembar, satu lembar disimpan sebagai arsip.

7) Ka.Keuangan memberikan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Sub.Bag.Logistik satu lembar disimpan sebagai arsip.

B. Analisa Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan aliran sistem yang sedang berjalan, maka diperlukan suatu perbaikan dan penerapan sistem yang baru. Dengan adanya penerapan sistem yang baru ini di harapkan dapat menunjang proses pengolahan data pembelian barang umum yang akurat dan baik pada Rumah Sakit yos Sudarso Padang. Hal ini didasarkan pada sistem yang berjalan memiliki kelemahan dalam penyajian informasi dan laporan. Dalam penyimpanan data tidak perlu lagi memerlukan dokumen-dokumen dan tempat yang luas. Setiap data yng dientrikan dapat disimpan pada media penyimpanan seperti harddisk, disket, cd dan flash disk. Disini fungsi komputer dapat dilihat dengan jelas, semua data dapat disimpan langsung dan memudahkan dalam pembuatan laporan.

Pembuatan laporan menggunakan Software Crystal Report sehingga kesalahan dan kelemahan yang selama ini terjadi dapat diatasi. Informasi mengenai persediaan barang dengan cepat dan mudah didapatkan kapanpun dibutuhkan. Dengan adanya informasi yang demikian seorang pimpinan akan sangat mudah mengambil suatu kesimpulan.

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Diusulkan

asi2.jpg

Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Diusulkan

Keterangan aliran sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang yang diusulkan:

1) Supplier memberikan data supplier dan data barang kepada bagian Ka.Logistik & Staff Logistik

2) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik yaitu bagian pembelian rumah sakit menerima data supplier dan data barang kemudian Ka.Logistik & Staff Logistik melakukan pengolahan data pembelian barang, kemudian Ka.Logistik & Staff Logistik melakukan Entry data supplier, entry data pegawai, entry data barang, entry data pembelian, dan entry data permintaan barang dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access untuk pengolahan data pembelian barang, yang nantinya akan menghasilkan informasi berupa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang.

3) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal dan laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Staf Logistik untuk disetujui selanjutnya menyerahkan kepada Ka.Keuangan.

4) Ka.Keuangan memeriksa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal dan laporan permintaan barang perbulan juga laporan daftar rincian persediaan barang dan menyerahkan kepada Pimpinan.

5) Pimpinan memeriksa dan menandatangani laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang yang telah ditandatangani Ka.Logistik & Staff Logistik dan Ka.Keuangan, satu lembar disimpan sebagai arsip.

6) Pimpinan menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Keuangan sebanyak dua lembar, satu lembar disimpan sebagai arsip.

7) Bagian Ka.Keuangan memberikan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Staff Logistik satu lembar disimpan sebagai arsip.

 

 

 

 

Bab I Pendahuluan

Maret 27, 2008

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat pesat sekali mengakibatkan banyak terjadi perubahan terutama di bidang administrasi dan manajemen. Hal ini sangat dipengaruhi oleh penggunaan data-data dan informasi.

Kebutuhan informasi makin lama makin memperlihatkan tandensi menarik. Maka penanganan dan pengolahan data yang akurat akan menghasilkan informasi akurat, berguna, dan bernilai sehingga dapat membantu para menejer dalam menyajikan keputusan terbaik dalam mengelola organisasi. Dalam penanganan dan pengolahan data informasi dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan agar tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran dan dapat dipercaya.

Penerapan suatu sistem informasi untuk pelayanan tidak lepas dari penggunaan barang umum yang sanggup mengatasi kelemahan – kelemahan di dalam sistem yang mengandalkan tenaga manusia. Dengan demikian maka perlu suatu sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan modern sebagai pirantinya.

 

 

Berdasarkan kenyataan yang ada sekarang banyak ditemui kesulitan – kesulitan dalam menjalankan pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang. Selain dalam pengolahan data pembelian barang umum, untuk penyusunan laporan pembelian bagian sub logistik memerlukan waktu yang lama sehingga terjadi keterlambatan dalam pengiriman dan memenuhi barang kesetiap ruangan dan laporan kepada pimpinan.

Dengan maksud mengetahui secara jelas bagaimana peran komputer dalam hal mempermudah dan mempercepat penyusunan laporan pembelian dan permintaan umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang, maka kasus yang ada pada Rumah Sakit Yos Sudaraso Padang diangkat dalam sebuah karya berbentuk skripsi yang diberi judul “Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang”.

 

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil pengamatan pada Rumah Sakit Yos Sudaraso Padang di bagian gudang pada sub logistik dapat di identifikasikan masalah – masalah yang dihadapi di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Kesulitan dalam penyediaan dan penyajian informasi terutama informasi tentang pembelian permintaan barang umum secara cepat, tepat dan akurat sehingga menyulitkan bagian gudang dalam memberikan pelayanan.

2. Pemprosesan data dilakukan sebagian secara manual masih berupa dalam kertas sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pengerjaannya.

3. Terjadinya keterlambatan dalam pengiriman data dan laporan kepada pimpinan karena membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan data.

C. Batasan Masalah

Agar penulisan skripsi ini terarah dan permasalahan yang dihadapi tidak terlalu luas dan sesuai dengan tujuan, maka ditetapkan batasan – batasan terhadap masalah yang diteliti. Hal ini dimaksud agar langkah – langkah pemecahan masalah tidak terlalu menyimpang.

Penelitian yang dilakukan pada Rumah Sakit Yos Sudarso ini hanya sebatas masalah sebagai berikut:

  1. Membahas tentang sistem pengolahan data pembelian permintaan barang umum.
  2. Mengoptimalkan penyajian informasi yang dibutuhkan rumah sakit dengan menggunakan bahasa Pemograman .
  3. Hanya menitik beratkan pada sistem pembelian dan permintaan barang umum.
  4. Dalam memecahkan masalah penulis menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0.

D. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, identifikasi masalah serta batasan masalah yang ada dirumuskan sebagai berikut: “Program Aplikasi yang bagaimana yang dapat dirancang untuk pemprosesan data pembelian permintaan barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

E. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

a. Meningkatkan kinerja pada rumah sakit Yos Sudarso Padang dalam hal pembelian dan permintaan barang umum.

b. Mempelajari dan mendiskripsikan prinsip dan cara pengolahan data pembelian dan permintaan barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

c. Untuk menambah wawasan penulis tentang sistem pengaplikasian data.

d. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program studi sistem informasi (Strata 1) pada STMIK Indonesia Padang.

Manfaat dari skripsi ini adalah:

a. Memanfaatkan sistem komputerisasi untuk pengambilan keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan pembelian dan permintaan barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

b. Menyajikan informasi yang jelas dan tepat dalam proses pengambilan keputusan dan laporan yang dibutuhkan manajemen.

c. Meningkatkan wawasan penulis dengan menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama bangku kuliah.

F. Metodologi Penelitian

Dalam menyelesaikan skripsi ini dilakukan pengumpulan data yang diperlukan, sesuai permasalahan yang di bahas, penulis melakukan beberapa penelitian diantaranya:

1. Metode Survey

Penelitian yang dilakukan melihat secara langsung kelokasi atau tempat

penelitian, yang mana penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal yang terjadi pada perusahaan.

2. Metode Wawancara

Pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan wawancara secara langsung kepada orang yang terlibat dilokasi objek penelitian.

3. Metode Kajian Keperpustakaan Penelitian yang dilakukan dengan membaca dan mempelajari buku – buku yang berhubungan dengan objek penelitian yang dapat digunakan sebagai dasar penulisan dan pembahasan.

4. Metode Analisa

a. Metode Kuantitatif, yaitu metode yang dilakukan dengan membandingkan antara teori dengan praktek yang terjadi di perusahaan.

b. Analisa sistem informasi yaitu terdapat langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:

1) Identify, mengidentifikasi masalah yang terjadi pada persoalan dari perusahaan serta mencari jalan keluar.

2) Understanding, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada pada perusahaan.

3) Analize, menganalisa masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah tersebut.

4) Report, membuat sebuah laporan dari kerja sistem tersebut.

 

 

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang

Maret 26, 2008

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang


Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.