Bab III Analisis Sistem

BAB III

ANALISA SISTEM

A. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian yang sudah disederhanakan dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan dalam pengolahan data sehingga dapat diusulkan perbaikan. Berdasarkan analisa yang telah penulis lakukan terhadap sistem pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah sakit Yos Sudarso Padang sebenarnya telah menggunakan media komputer tetapi penggunaannya belum optimal, pihak pengelola rumah sakit juga menerapkan sistem konvensional dalam melayani kebutuhan permintaan dan pembelian barang umum, sehingga memiliki akses atau dampak yang cukup signifikan terhadap efisiensi dan efektifitas, baik dari segi waktu, alat serta sumber daya manusia yang bertugas pada setiap bagian Rumah Sakit Yos Sudarso Padang.

Pengolahan data yang digunakan dengan cara demikian belum efektif dan efisien, dimana setiap pembelian barang dicatat dan disimpan dalam bentuk dokumen yang setiap bulannya dikumpulkan selanjutnya barulah dibuat laporan. Apabila ada dokumen yang hilang maka informasi yang dihasilkan tidak akurat, karena adanya ketidakcocokan pembelian barang dengan laporan. Serta untuk menghasilkan informasi membutuhkan waktu yang lama. Aliran sistem informasi yang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut:

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Berjalan

Gambar 3.1 Aliran Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Sedang Berjalan

Keterangan aliran sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang yang sedang berjalan:

1) Supplier memberikan data supplier dan data barang kepada Ka.Logistik & Staff Logistik

2) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik yaitu bagian pembelian rumah sakit menerima data supplier dan data barang kemudian bagian Ka.Logistik & Staff Logistik melakukan pengolahan data pembelian barang, yang nantinya akan menghasilkan informasi berupa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang.

3) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Staff Logistik untuk disetujui selanjutnya menyerahkan kepada Ka.Keuangan.

4) Ka.Keuangan memeriksa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal dan laporan permintaan barang perbulan juga laporan daftar rincian persediaan barang dan menyerahkan kepada Pimpinan.

5) Pimpinan memeriksa dan menandatangani laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang yang telah diperiksa Ka.Keuangan, satu lembar disimpan sebagai arsip.

6) Pimpinan menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Keuangan sebanyak dua lembar, satu lembar disimpan sebagai arsip.

7) Ka.Keuangan memberikan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Sub.Bag.Logistik satu lembar disimpan sebagai arsip.

B. Analisa Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan aliran sistem yang sedang berjalan, maka diperlukan suatu perbaikan dan penerapan sistem yang baru. Dengan adanya penerapan sistem yang baru ini di harapkan dapat menunjang proses pengolahan data pembelian barang umum yang akurat dan baik pada Rumah Sakit yos Sudarso Padang. Hal ini didasarkan pada sistem yang berjalan memiliki kelemahan dalam penyajian informasi dan laporan. Dalam penyimpanan data tidak perlu lagi memerlukan dokumen-dokumen dan tempat yang luas. Setiap data yng dientrikan dapat disimpan pada media penyimpanan seperti harddisk, disket, cd dan flash disk. Disini fungsi komputer dapat dilihat dengan jelas, semua data dapat disimpan langsung dan memudahkan dalam pembuatan laporan.

Pembuatan laporan menggunakan Software Crystal Report sehingga kesalahan dan kelemahan yang selama ini terjadi dapat diatasi. Informasi mengenai persediaan barang dengan cepat dan mudah didapatkan kapanpun dibutuhkan. Dengan adanya informasi yang demikian seorang pimpinan akan sangat mudah mengambil suatu kesimpulan.

Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Diusulkan

Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi Pengolahan Data Pembelian Barang Umum Yang Diusulkan

Keterangan aliran sistem informasi pengolahan data pembelian barang umum pada Rumah Sakit Yos Sudarso Padang yang diusulkan:

1) Supplier memberikan data supplier dan data barang kepada bagian Ka.Logistik & Staff Logistik

2) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik yaitu bagian pembelian rumah sakit menerima data supplier dan data barang kemudian Ka.Logistik & Staff Logistik melakukan pengolahan data pembelian barang, kemudian Ka.Logistik & Staff Logistik melakukan Entry data supplier, entry data pegawai, entry data barang, entry data pembelian, dan entry data permintaan barang dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access untuk pengolahan data pembelian barang, yang nantinya akan menghasilkan informasi berupa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang.

3) Bagian Ka.Logistik & Staff Logistik menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal dan laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Staf Logistik untuk disetujui selanjutnya menyerahkan kepada Ka.Keuangan.

4) Ka.Keuangan memeriksa laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal dan laporan permintaan barang perbulan juga laporan daftar rincian persediaan barang dan menyerahkan kepada Pimpinan.

5) Pimpinan memeriksa dan menandatangani laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang yang telah ditandatangani Ka.Logistik & Staff Logistik dan Ka.Keuangan, satu lembar disimpan sebagai arsip.

6) Pimpinan menyerahkan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Keuangan sebanyak dua lembar, satu lembar disimpan sebagai arsip.

7) Bagian Ka.Keuangan memberikan laporan persediaan barang, laporan pembelian barang pertanggal, laporan pembelian barang perbulan, laporan permintaan barang pertanggal, laporan permintaan barang perbulan dan laporan daftar rincian persediaan barang kepada Ka.Logistik & Staff Logistik satu lembar disimpan sebagai arsip.